Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 15 września 2026 r.

Ta polityka wyjaśnia, jak przetwarzamy dane podczas zakupów w apola.pl, korzystania z konta klienta, kontaktu ze sklepem i zapisu na newsletter. Znajdziesz tu cele przetwarzania, ich podstawy prawne, okresy przechowywania oraz sposób korzystania ze swoich praw. Samo przeczytanie polityki lub odwiedzenie sklepu nie oznacza zgody na marketing ani na opcjonalne pliki cookies.

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych jest Wojciech Apola, prowadzący działalność pod firmą APOLA Chemia Profesjonalna Wojciech Apola, ul. Rynek Wildecki 3/51, 61-546 Poznań, Polska, NIP: 7381000695, REGON: 631265490.

W sprawach danych osobowych i przysługujących Ci praw napisz na sklep@apola.pl, zadzwoń pod +48 616 166 266 lub wyślij pismo na adres administratora podany wyżej.

2. Jakie dane otrzymujemy i skąd pochodzą

• Zamówienia: dane identyfikacyjne i kontaktowe, adres dostawy i rozliczeniowy, dane firmy i NIP, jeżeli dotyczą zamówienia, wybrane produkty, ceny, sposób dostawy, status oraz identyfikatory płatności. Przy zwrocie przelewem możemy potrzebować numeru rachunku. Dane płatnicze podajesz w formularzu obsługującym wybraną metodę płatności; ich przetwarzanie przez operatora podlega również jego zasadom prywatności.
• Konto klienta: adres e-mail, dane profilu, adresy oraz historia zamówień. Logowanie obsługuje Shopify; dostępne są także opcje logowania przez Shop i Google. Gdy wybierzesz taką opcję, otrzymujemy dane udostępniane w procesie logowania, zgodnie z informacją prezentowaną przez dostawcę.
• Kontakt i zapytania o ofertę: dane podane w formularzu, e-mailu lub rozmowie, w szczególności imię i nazwisko, e-mail, telefon, firma, treść wiadomości oraz związane ze sprawą załączniki. Podaj tylko informacje potrzebne do załatwienia sprawy.
• Newsletter: adres e-mail, informacja o zapisie, treść i data zgody oraz jej wycofanie.
• Weryfikacja nabywcy ograniczonego prekursora materiałów wybuchowych: informacje wymagane przepisami, obejmujące tożsamość osoby uprawnionej do reprezentowania nabywcy, dane działalności, numer identyfikacji podatkowej, jeżeli występuje, zamierzone zastosowanie oraz oświadczenie nabywcy. Dotyczy to m.in. oferowanego w sklepie nadtlenku wodoru 35%.
• Korzystanie ze sklepu: adres IP, dane przeglądarki i urządzenia, informacje o sesji, koszyku, oglądanych stronach i produktach, zdarzeniach zakupowych oraz ustawieniach prywatności. Zakres zależy od używanych funkcji i udzielonych zgód.

Dane otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie, automatycznie podczas korzystania ze sklepu oraz od dostawców obsługujących zamówienie, np. potwierdzenie płatności od operatora i status przesyłki od przewoźnika. Jeśli osoba zamawiająca wskazuje innego odbiorcę lub osobę kontaktową w firmie, otrzymujemy od niej dane tej osoby w zakresie potrzebnym do dostawy lub kontaktu. Dane działalności objętej weryfikacją możemy sprawdzać w odpowiednich publicznych rejestrach, np. CEIDG, KRS lub VIES.

3. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679. Poniżej rozróżniamy zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a), wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem (lit. b), obowiązek prawny (lit. c) oraz prawnie uzasadniony interes (lit. f).

Złożenie i realizacja zamówienia, płatność, dostawa

Podstawa i zakres: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — przygotowanie i wykonanie umowy z Tobą. Dane odbiorcy wskazanego przez zamawiającego i osób kontaktowych kontrahenta: lit. f — sprawna realizacja umowy i kontakt z jej uczestnikami.

Okres przechowywania: Do wykonania umowy i rozliczenia zamówienia. Następnie zachowujemy tylko dane potrzebne do obowiązków podatkowych i obrony lub dochodzenia roszczeń, przez okresy podane niżej.

Prowadzenie konta klienta

Podstawa i zakres: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — świadczenie usługi konta i udostępnienie historii zakupów.

Okres przechowywania: Przez czas korzystania z konta, do jego usunięcia na Twoje żądanie albo zakończenia świadczenia tej usługi. Usunięcie konta nie usuwa dokumentów sprzedaży, które musimy zachować na odrębnej podstawie.

Odpowiedzi na pytania i przygotowanie oferty

Podstawa i zakres: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — gdy pytanie dotyczy zawarcia lub wykonania umowy z Tobą; w pozostałych przypadkach lit. f — nasz interes polegający na udzieleniu odpowiedzi i obsłudze korespondencji. Po zakończeniu sprawy lit. f — zachowanie ciągłości obsługi i możliwości odniesienia się do wcześniejszych ustaleń.

Okres przechowywania: Zwykłe zapytania przechowujemy przez 12 miesięcy od zakończenia sprawy. Jeśli korespondencja jest związana z zamówieniem, reklamacją albo roszczeniem, stosujemy odpowiedni okres dla tego celu, wskazany poniżej.

Faktury, ewidencje i rozliczenia podatkowe

Podstawa i zakres: Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązki wynikające z przepisów podatkowych, w szczególności art. 70 i 86 Ordynacji podatkowej oraz przepisów o VAT.

Okres przechowywania: Do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego: co do zasady 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Jeśli przepisy przewidują zawieszenie lub przerwanie tego terminu, okres przechowywania ulega odpowiedniemu wydłużeniu.

Odstąpienia od umowy, zwroty i reklamacje

Podstawa i zakres: Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązki z ustawy o prawach konsumenta i Kodeksu cywilnego; lit. b — wykonanie zobowiązań umownych. Dane obejmują zgłoszenie, korespondencję, dowody zakupu i sposób rozliczenia.

Okres przechowywania: Do zakończenia obsługi zgłoszenia i jego rozliczenia; następnie tylko w zakresie koniecznym do obowiązków podatkowych lub roszczeń, przez okresy wskazane dla tych celów.

Weryfikacja sprzedaży ograniczonych prekursorów

Podstawa i zakres: Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 8 rozporządzenia (UE) 2019/1148. Jeżeli powstaje obowiązek zgłoszenia podejrzanej transakcji, podstawą jest także art. 9 tego rozporządzenia.

Okres przechowywania: Informacje z weryfikacji, o których mowa w art. 8 ust. 1 i 2, przechowujemy przez 18 miesięcy od dnia transakcji. Ten okres dotyczy dokumentacji weryfikacji, a nie wszystkich danych zamówienia. Dane zgłoszenia wymaganego prawem zachowujemy w zakresie i przez czas potrzebny do wykonania obowiązku oraz związanych z nim czynności właściwego organu.

Newsletter i oferty przesyłane e-mailem

Podstawa i zakres: Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda. Przesyłanie informacji handlowych odbywa się również z uwzględnieniem art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej. Ograniczony zapis zgody i wypisania: lit. c w związku z art. 5 ust. 2 i art. 7 ust. 1 RODO — wykazanie zgodności z prawem; lit. f — nasz interes polegający na respektowaniu wypisania i obronie przed roszczeniami.

Okres przechowywania: Do wycofania zgody albo zakończenia newslettera, w zależności od tego, co nastąpi wcześniej. Po wypisaniu zaprzestajemy wysyłki marketingowej; ograniczona informacja o zgodzie i wypisaniu może pozostać jako dowód zgodności z prawem i zabezpieczenie przed ponowną wysyłką, przez czas niezbędny do tego celu oraz, gdy ma to zastosowanie, przez okres roszczeń.

Opcjonalna analityka, personalizacja i reklama

Podstawa i zakres: Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda na określony cel. Zapisywanie lub odczytywanie opcjonalnych danych w urządzeniu wymaga zgody zgodnie z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej. Dotyczy to również wymagających zgody funkcji Shopify Network Intelligence opisanych w sekcji 5.

Okres przechowywania: Zgoda obowiązuje do jej wycofania, o ile wcześniej nie zakończy się dany cel przetwarzania. Po jej wycofaniu dane, których jedyną podstawą była zgoda i które nie są już niezbędne do innego zgodnego z prawem celu, podlegają usunięciu albo nieodwracalnej anonimizacji. Nie jest to tożsame z samym wygaśnięciem pliku cookie ani oznaczeniem sztywnego okresu retencji w narzędziu analitycznym. Okresy identyfikatorów i informacje o przetwarzaniu przez dostawców podajemy w sekcjach 5 i 6; z praw dotyczących danych możesz skorzystać zgodnie z sekcją 8.

Działanie sklepu, ochrona kont i formularzy, zapobieganie nadużyciom

Podstawa i zakres: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz interes polegający na zapewnieniu bezpiecznego działania sklepu i obsługi użytkowników. Technologie ściśle niezbędne do transmisji lub usługi zamówionej przez użytkownika korzystają z wyjątku określonego w art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej.

Okres przechowywania: Dane bieżącej sesji i identyfikatory techniczne — przez okres działania danej funkcji lub cookie, wskazany w sekcji 6. Dane dotyczące wykrytego incydentu — do jego wyjaśnienia i usunięcia skutków, a jeżeli są potrzebne jako dowód, przez właściwy okres roszczeń lub postępowania.

Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń

Podstawa i zakres: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — ochrona praw administratora. Zachowujemy informacje związane z danym stosunkiem prawnym lub sporem, w zakresie potrzebnym do obrony albo dochodzenia roszczenia.

Okres przechowywania: Do przedawnienia właściwego roszczenia. Zasadnicze terminy to 2 lata dla roszczeń sprzedawcy z tytułu sprzedaży w ramach działalności, 3 lata dla innych roszczeń związanych z działalnością lub świadczeń okresowych oraz 6 lat w pozostałych przypadkach, jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej. Bieg rozpoczyna się co do zasady od wymagalności; koniec przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, z wyjątkiem terminów krótszych niż 2 lata. Zawieszenie, przerwanie biegu lub postępowanie dotyczące roszczenia może zmienić datę zakończenia przechowywania. Nie oznacza to zachowywania wszystkich danych przez 6 lat.

Obsługa Twoich praw i wykazanie zgodności z RODO

Podstawa i zakres: Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 5 ust. 2 oraz art. 12–22 RODO; w zakresie dowodów potrzebnych do obrony przed roszczeniami także lit. f.

Okres przechowywania: Do rozpatrzenia żądania, a następnie w ograniczonym zakresie dowodowym przez czas potrzebny do wykazania sposobu jego wykonania lub zakończenia związanej z nim kontroli, postępowania albo okresu roszczeń.

Jeżeli te same dane są potrzebne w kilku celach, po zakończeniu jednego z nich ograniczamy ich wykorzystanie do pozostałego, uzasadnionego celu. Na przykład wycofanie zgody na newsletter nie usuwa faktury. Po upływie właściwego okresu dane podlegają usunięciu albo nieodwracalnej anonimizacji. Okres przechowywania pliku cookie w przeglądarce nie jest równoznaczny z okresem przechowywania faktur, korespondencji ani danych przetwarzanych przez odrębnego administratora.

4. Które dane są potrzebne

Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są potrzebne do obsługi wybranej usługi. Bez danych koniecznych do zamówienia nie zawrzemy lub nie wykonamy umowy; bez adresu e-mail nie udostępnimy konta ani newslettera; bez danych umożliwiających odpowiedź nie obsłużymy zapytania. Dane do faktury oraz weryfikacji nabywcy podajesz w zakresie wymaganym prawem. Brak informacji koniecznych do weryfikacji ograniczonego prekursora uniemożliwi jego sprzedaż lub wysyłkę.

Zgoda na newsletter, reklamę i opcjonalne cookies jest dobrowolna i nie jest warunkiem złożenia zamówienia. Pola opcjonalne służą ułatwieniu obsługi; nie trzeba podawać w nich informacji, które nie są związane ze sprawą.

5. Odbiorcy danych i rola Shopify

Udostępniamy dane w zakresie potrzebnym do danego celu: dostawcom platformy i obsługi informatycznej, operatorom płatności i bankom, przewoźnikom obsługującym dostawę lub zwrot, dostawcom poczty elektronicznej i obsługi księgowej, a także doradcom oraz uprawnionym organom, jeżeli wynika to z przepisów lub konkretnej sprawy. Dostawcy działają jako podmioty przetwarzające na nasze zlecenie albo, w zakresie własnych obowiązków i usług, jako odrębni administratorzy.

• Shopify: sklep, kasa i konta klientów działają na platformie Shopify. Dla klientów w EOG właściwym podmiotem wskazanym w umowie powierzenia jest Shopify International Ltd. w Irlandii. Shopify przetwarza dane na nasze zlecenie przy obsłudze sklepu. Więcej informacji zawiera umowa powierzenia danych Shopify.
• Shopify Network Intelligence: w sklepie jest włączona ta funkcja. Pozwala Shopify wykorzystywać dane interakcji i transakcji z naszym sklepem, innymi sprzedawcami i usługami Shopify do rozwijania analityki, personalizacji, reklamy i innych rozszerzonych usług. W tym zakresie Shopify działa jako odrębny administrator i odpowiada za własne cele, podstawy oraz okresy przetwarzania. Wykorzystanie do reklamy ukierunkowanej oraz opcjonalnych technologii wymaga odpowiedniej zgody. Szczegóły znajdują się w polityce prywatności konsumentów Shopify; prawa wobec Shopify można realizować przez portal prywatności Shopify. Nasze ustawienia cookies pozwalają zmienić zgodę dotyczącą korzystania z takich technologii w apola.pl.
• Google Analytics i Google Ads: używamy tych usług do analizy odwiedzin oraz prowadzenia i pomiaru skuteczności reklam. Dostawcą dla użytkowników w EOG jest Google Ireland Limited. W zależności od zgody i wybranej funkcji przetwarzane są identyfikatory przeglądarki, informacje o stronach i produktach, interakcjach, źródle odwiedzin oraz zdarzeniach zakupowych. Stosujemy je w celach opcjonalnych na podstawie zgody. Więcej informacji: jak Google przetwarza dane w witrynach korzystających z jego usług oraz polityka prywatności Google. Ustawienia reklam na koncie Google są dostępne w Moim centrum reklam.
• Reklamy w ChatGPT: korzystamy również z ChatGPT Ads. OpenAI odpowiada za wyświetlanie reklam w swojej usłudze, a reklamodawcom udostępnia zbiorcze raporty skuteczności. APOLA nie otrzymuje treści Twoich rozmów z ChatGPT. Po przejściu do apola.pl obowiązują opisane tutaj zasady sklepu; zasady przetwarzania danych w ChatGPT i prawa wobec OpenAI opisuje europejska polityka prywatności OpenAI.
• Płatności i dostawa: dane otrzymują podmioty obsługujące wybraną płatność, w tym płatności kartą, BLIK lub Przelewy24, oraz dostawę, w tym GLS lub przewoźnik właściwy dla transportu ADR/paletowego. Zakres obejmuje informacje konieczne do płatności, doręczenia, kontaktu i rozliczenia usługi.
• Logowanie Shop lub Google: jeżeli wybierzesz logowanie przez taką usługę, stosuje się również odpowiednio politykę Shopify albo politykę Google.
• Ochrona formularzy: sklep korzysta z mechanizmu hCaptcha dostarczanego przez Intuition Machines, Inc., który pomaga rozpoznawać automatyczne nadużycia na podstawie danych technicznych i interakcji z zabezpieczeniem. Więcej informacji: prywatność hCaptcha.

6. Cookies i ustawienia prywatności

Cookies i podobne technologie pomagają utrzymać koszyk, logowanie, bezpieczeństwo oraz zapisane ustawienia. Technologie analityczne, personalizacyjne i marketingowe, które nie są niezbędne do zamówionej usługi, wymagają Twojej zgody. Możesz je odrzucić lub zmienić wybór za pomocą przycisku „Ustawienia cookies” w stopce sklepu. Wycofanie zgody jest tak samo dostępne jak jej udzielenie i nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Ustawienia w stopce dotyczą apola.pl; ustawieniami własnego konta Google, Shop lub ChatGPT zarządzasz dodatkowo w danej usłudze.

Poniżej podajemy okresy wskazywane przez Shopify dla identyfikatorów używanych przez jego funkcje sklepu. Poszczególne pliki pojawiają się zależnie od używanej funkcji i zgody; część jest odnawiana przy kolejnym użyciu.

Google wskazuje dla pliku analitycznego _ga okres 2 lat, a dla plików pomiaru reklam rozpoczynających się od _gcl_ okres 90 dni. Są to okresy działania identyfikatorów w przeglądarce; ustawienia usługi, odnowienie pliku i ustawienia przeglądarki mogą wpływać na ich rzeczywistą długość. Nie należy ich utożsamiać z okresem przechowywania danych zdarzeń w Google Analytics lub dokumentacji zakupu.

Google wskazuje także, że w logach dotyczących reklam usuwa części adresów IP po 9 miesiącach, a informacje z plików cookies po 18 miesiącach, w celu anonimizacji tych logów. Dotyczy to określonych danych po stronie Google, a nie terminu usunięcia wszystkich informacji ze wszystkich jego usług. Więcej informacji: zasady Google dotyczące danych reklamowych.

Aktualne informacje dostawców i okresy innych funkcji, z których możesz korzystać, znajdują się w polityce cookies Shopify oraz informacji Google o cookies. Pliki można także usunąć lub zablokować w przeglądarce; blokowanie plików niezbędnych może utrudnić działanie koszyka lub logowania. Po usunięciu zapisu preferencji sklep może ponownie zapytać o zgodę.

7. Przekazywanie danych poza EOG i bezpieczeństwo

Sklep korzysta z hostingu danych Shopify w Unii Europejskiej. Usługi globalnych dostawców mogą jednak wiązać się z dostępem do danych lub ich przekazaniem poza Europejski Obszar Gospodarczy, m.in. do Kanady lub Stanów Zjednoczonych. Lokalizacja hostingu nie oznacza, że wszystkie czynności przetwarzania odbywają się wyłącznie w UE.

Takie przekazanie wymaga odpowiedniego mechanizmu ochrony zgodnego z rozdziałem V RODO: decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony w zakresie jej zastosowania albo właściwych zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne. W przypadku przekazywania danych pomiędzy podmiotami grupy Shopify z EOG Shopify wskazuje także wiążące reguły korporacyjne. Szczegóły zabezpieczeń i odnośniki do ich treści są w umowie powierzenia Shopify oraz dokumentach dostawców podlinkowanych wyżej. Możesz poprosić nas o informacje o stosowanym zabezpieczeniu i jego kopię w zakresie dotyczącym Twoich danych.

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do zakresu przetwarzania oraz ryzyka. Dostęp do danych powinny mieć wyłącznie osoby, które potrzebują go do obsługi danego celu. W wiadomościach do sklepu nie przesyłaj haseł ani pełnych danych karty płatniczej.

8. Twoje prawa

Na zasadach określonych w RODO masz prawo do dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy. Możesz też wycofać zgodę w dowolnym momencie, bez wpływu na wcześniejsze zgodne z prawem przetwarzanie.

Prawo sprzeciwu: jeżeli przetwarzamy dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego sprzeciw przysługuje w każdym czasie, bez uzasadnienia, także wobec związanego z nim profilowania.

• Newsletter: skorzystaj z linku rezygnacji w wiadomości albo napisz na sklep@apola.pl. Nadal możemy wysyłać niezbędne wiadomości dotyczące Twojego zamówienia.
• Cookies: otwórz „Ustawienia cookies” w stopce.
• Pozostałe prawa: skontaktuj się z administratorem na dane z sekcji 1. Żądanie nie wymaga założenia konta. Jeśli mamy uzasadnione wątpliwości co do tożsamości, możemy poprosić o informacje niezbędne do jej potwierdzenia.

Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. Przy skomplikowanych lub licznych żądaniach termin może zostać przedłużony o dwa kolejne miesiące; w pierwszym miesiącu poinformujemy o przyczynach. Jeśli nie możemy spełnić żądania, wyjaśnimy podstawę odmowy. Usunięcie danych może być ograniczone np. obowiązkiem zachowania dokumentacji podatkowej lub potrzebą ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych; informacje o sposobie jej wniesienia są dostępne na uodo.gov.pl. Możesz również zwrócić się do organu nadzorczego właściwego dla Twojego zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca domniemanego naruszenia.

9. Personalizacja i decyzje automatyczne

Funkcje analityczne i marketingowe mogą pomagać dopasowywać rekomendacje lub reklamy do aktywności w sklepie, z uwzględnieniem udzielonych zgód. Shopify może też automatycznie analizować sygnały związane z bezpieczeństwem transakcji. Jeśli masz pytania dotyczące odrzucenia płatności, zamówienia lub weryfikacji nabywcy, skontaktuj się z nami — wyjaśnimy sytuację i wskażemy właściwy podmiot, jeżeli decyzję podjął dostawca płatności. Zasady samodzielnego przetwarzania przez Shopify, w tym stosowanych funkcji i przysługujących praw, opisuje jego polityka podlinkowana w sekcji 5.

10. Zmiany polityki

Aktualizujemy tę politykę, gdy zmieniają się usługi, sposób przetwarzania lub przepisy. Aktualna wersja i data obowiązywania są dostępne na tej stronie. O zmianach wymagających indywidualnej informacji powiadomimy w odpowiedni sposób. Jeśli nowy cel wymaga zgody, sama zmiana polityki jej nie zastępuje.